TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA SUCURSAL VIRTUAL EMPRESAS

1. Identificación del Canal.

La Sucursal Virtual Empresas es un canal digital dispuesto por COMFANDI para el acceso, consulta, gestión y autogestión de servicios dirigidos a empresas afiliadas y no afiliadas, conforme a la normatividad vigente y a los lineamientos institucionales aplicables. Este canal hace parte de la estrategia institucional de atención digital y su uso deberá realizarse de buena fe, con observancia de las instrucciones operativas, requisitos técnicos, políticas de seguridad de la información y demás condiciones informadas por COMFANDI.

El acceso y uso de la Sucursal Empresas implica la aceptación plena y sin reservas de los presentes Términos y Condiciones. Si la empresa o sus usuarios autorizados no están de acuerdo con estas condiciones, deberán abstenerse de utilizar el canal o las funcionalidades que este disponga.

2. Ámbito de Aplicación.

Los presentes Términos y Condiciones regulan el uso de la Sucursal Empresas por parte de:

• Empresas afiliadas, su representante legal y/o usuarios gestores autorizados. Estos usuarios actuarán bajo responsabilidad de la empresa titular y deberán contar con autorización suficiente para adelantar las gestiones habilitadas en el canal.

• Empresas no afiliadas y su representante legal. Su acceso estará limitado a las funcionalidades que COMFANDI determine para este tipo de usuarios, de acuerdo con los procesos, validaciones y requisitos aplicables.

Aplica tanto para usuarios:

• No autenticados, que podrán acceder a contenidos informativos como la vitrina digital, donde se expone y publica contenido comercial de los servicios de la Caja.

• Autenticados, que accederán a funcionalidades administrativas o transaccionales, entre ellas: El acceso autenticado podrá implicar consulta, radicación, modificación, actualización o gestión de información empresarial, por lo que la empresa deberá verificar previamente la exactitud y suficiencia de la información suministrada.

  • Afiliaciones.

  • Gestión de aportes.

  • Consultas de trámites y radicados.

  • Generación de certificados.

  • Acceso a información comercial, campañas y beneficios.

3. Naturaleza del Canal.

La Sucursal Empresas es un canal de carácter informativo, administrativo y transaccional, que permite a las empresas afiliadas acceder a diferentes rutas de navegación, entre ellas: 

• Afiliaciones.

• Gestión de aportes.

• Consultas de trámites y radicados.

• Generación de certificados.

• Acceso a información comercial, campañas y beneficios.

La Sucursal Empresas no constituye exclusivamente un canal de comercio electrónico, ni todos los recorridos del usuario implican la realización de una compra. Cuando una funcionalidad implique contratación, pago, adquisición de bienes o servicios, o redireccionamiento a plataformas externas, aplicarán las condiciones específicas informadas para cada operación, sin perjuicio de estos Términos y Condiciones.

Por otra parte, las empresas no afiliadas podrán acceder a la Sucursal Empresas únicamente para gestionar el traslado de aportes consignados por error a COMFANDI y que pertenecen a otra caja de compensación por diferentes motivos. Dicha gestión estará sujeta a la validación de la información aportada, a los soportes requeridos y a los procedimientos internos definidos por COMFANDI.

Las funcionalidades disponibles podrán variar según el tipo de empresa, el estado de afiliación, los permisos asignados, la disponibilidad tecnológica y las políticas internas vigentes.

4. Condiciones de Acceso.

4.1 Acceso sin autenticación.

El acceso inicial a la landing page o página de inicio de la Sucursal Empresas puede realizarse sin necesidad de autenticación, permitiendo la visualización de contenidos informativos, campañas, banners y vitrinas digitales. Tanto las empresas afiliadas como las no afiliadas pueden tener acceso sin autenticación. El acceso sin autenticación no habilita la realización de trámites, solicitudes, consultas particulares, radicaciones ni actuaciones que requieran identificación del usuario o validación de la empresa.

4.2 Acceso con autenticación.

El acceso a funcionalidades administrativas o transaccionales requerirá autenticación previa mediante usuario y contraseña válidos. COMFANDI podrá implementar mecanismos adicionales de validación, verificación o control de identidad cuando lo considere necesario para proteger la seguridad del canal, la información de las empresas y la integridad de las operaciones.

Cuando un usuario no autenticado intente acceder a una funcionalidad que requiera identificación, será redirigido al proceso de inicio de sesión o creación de cuenta, según corresponda. La creación de cuenta aplica únicamente para empresas no afiliadas, ya que las empresas afiliadas disponen de las credenciales en el momento en que se afilian a COMFANDI. El acceso podrá ser negado, suspendido o condicionado cuando no se cumplan los requisitos de autenticación, validación documental o seguridad definidos para cada funcionalidad.

Para este proceso se deberán adjuntar los siguientes documentos:

• Certificado de Cámara y Comercio, con una fecha de expedición no mayor a 30 días hábiles.

• Cédula del representante legal.

• Registro Único Tributario - RUT.

La información que se proporcione será tratada conforme a las finalidades establecidas en la Política de Tratamiento de Datos de COMFANDI. La empresa garantiza que la información y los documentos aportados son veraces, completos, actualizados y han sido suministrados por quien cuenta con autorización suficiente para hacerlo.

5. Registro de Usuarios.

• La creación de cuenta solo aplica para empresas no afiliadas que deseen realizar el proceso de gestión de traslado de aportes. No obstante, posteriormente COMFANDI podrá definir nuevas funcionalidades para empresas no afiliadas dentro de la Sucursal Virtual Empresas. La habilitación de nuevas funcionalidades podrá estar sujeta a requisitos adicionales, validaciones previas, aceptación de condiciones específicas y disponibilidad del servicio.

Las empresas afiliadas tendrán asignación automática de credenciales que se enviarán por correo electrónico. Cuando la empresa inicia sesión por primera vez, el sistema le solicitará actualizar la contraseña por una personal que cumpla las políticas de contraseña que tiene COMFANDI. La actualización de la contraseña constituye una medida de seguridad y no exime a la empresa de administrar adecuadamente sus accesos ni de verificar que estos sean utilizados únicamente por personal autorizado.

• La información suministrada durante el registro debe ser veraz, completa y actualizada.

• COMFANDI podrá suspender, restringir o cancelar el acceso cuando se evidencie información inconsistente, falsa o inexacta. También podrá hacerlo cuando existan indicios de uso indebido, suplantación, riesgo de seguridad, incumplimiento de estos Términos y Condiciones o afectación potencial a la operación del canal.

6. Responsabilidad sobre Credenciales.

El usuario y la contraseña asignados, creados, actualizados o utilizados para acceder a la Sucursal Empresas son de carácter personal, confidencial e intransferible, y su custodia, administración y uso serán responsabilidad exclusiva de la empresa titular de la cuenta, por tanto:

• La empresa deberá compartir, habilitar o permitir el uso de las credenciales únicamente a personas expresamente autorizadas por la misma, respondiendo por cualquier uso indebido, no autorizado, negligente o contrario a los presentes Términos y Condiciones.

• Toda actuación, consulta, solicitud, transacción, modificación, radicación o gestión realizada a través de las credenciales de acceso se entenderá efectuada en nombre y por cuenta de la empresa titular.

• La empresa deberá implementar y mantener medidas razonables de seguridad para prevenir accesos no autorizados o usos indebidos de la cuenta, incluyendo la adecuada gestión y actualización de contraseñas, la asignación de accesos solo a personal autorizado, la revocatoria oportuna de credenciales cuando una persona deje de estar facultada para utilizarlas, y la adopción de controles internos que permitan preservar la confidencialidad e integridad de los accesos.

COMFANDI no será responsable por perjuicios, trámites, solicitudes, actuaciones, accesos no autorizados o usos indebidos que se deriven de la pérdida, divulgación, falta de actualización, falta de revocatoria, administración inadecuada o uso indebido de las credenciales por parte de la empresa o de las personas a quienes esta haya permitido el acceso.

7. Administración de Contenidos.

Los contenidos publicados en la Sucursal Empresas, tales como:

• Banners.

• Noticias.

• Beneficios.

• Campañas.

• Contenidos promocionales.

Son de carácter informativo y comercial, y su administración es realizada conforme a los lineamientos internos, siendo responsabilidad de las áreas designadas para tal fin. La publicación de estos contenidos no constituye oferta irrevocable, asesoría personalizada ni obligación de disponibilidad permanente, salvo que expresamente se indique lo contrario en las condiciones específicas de cada campaña, beneficio o servicio.

COMFANDI se reserva el derecho de modificar, actualizar o retirar contenidos en cualquier momento, sin previo aviso. Lo anterior podrá realizarse por razones operativas, comerciales, normativas, técnicas, de seguridad, disponibilidad del servicio o actualización institucional.

8. Redireccionamiento a Terceros y Canales Externos.

Algunos contenidos, campañas o productos publicados en la Sucursal Empresas podrán redireccionar a:

• Marketplace B2B.

• Landing pages.

• Canales de venta asistida.

• Canales digitales externos definidos por la estrategia comercial.

COMFANDI no se hace responsable por las condiciones, disponibilidad o contenidos de plataformas externas de terceros a las que el usuario sea redirigido. Tampoco se hace responsable de los bienes o servicios que ofrezcan dichas plataformas por tratarse de terceros ajenos a COMFANDI, ni por los daños o perjuicios que se puedan derivar del uso de estas. El usuario empresarial deberá leer y conocer los términos y condiciones de esas plataformas externas. El redireccionamiento no implica recomendación, aval, garantía, representación, solidaridad ni responsabilidad de COMFANDI frente a las obligaciones, políticas, pagos, entregas, reclamaciones, tratamiento de datos o condiciones comerciales definidas por dichos terceros.

9. Transacciones y Controles (cuando aplique).

Cuando desde la Sucursal Empresas se habiliten rutas con transacciones económicas:

• Se aplicarán límites de monto, frecuencia y acumulados conforme a los lineamientos de Cumplimiento y Prevención de Riesgos. Estos controles podrán ser modificados, actualizados o reforzados por COMFANDI de acuerdo con criterios de seguridad, prevención del fraude, administración del riesgo y cumplimiento normativo.

• El uso indebido del canal, incluyendo prácticas de fraccionamiento de compras, evasión de controles o fines ilícitos, podrá dar lugar a: COMFANDI podrá realizar verificaciones adicionales, solicitar soportes, detener temporalmente operaciones o reportar las situaciones que correspondan ante las autoridades competentes, cuando exista obligación legal o indicios razonables de irregularidad.

  • Revisión del perfil del usuario (SARLAFT y demás antecedentes).

  • Bloqueo temporal o definitivo de la cuenta.

  • Acciones administrativas y legales correspondientes.

10. Trazabilidad, Seguimiento y Métricas.

Todas las interacciones realizadas dentro de la Sucursal Empresas podrán ser registradas con fines de:

• Seguridad.

• Auditoría.

• Seguimiento operativo.

• Analítica de uso y experiencia.

• Medición de desempeño del canal.

   

La información recolectada será utilizada para fines institucionales, de mejora continua y estrategias comerciales autorizadas, conforme al tratamiento de datos personales de la Caja. Los registros de trazabilidad podrán ser utilizados como soporte de auditoría, verificación de actuaciones, atención de requerimientos, gestión de incidentes, prevención del fraude y defensa de los intereses institucionales, dentro del marco legal aplicable.

Estos registros podrán comprender, entre otros, fecha y hora de acceso, usuario, operaciones realizadas, solicitudes efectuadas, documentos cargados, estados de trámite, direcciones técnicas de conexión y demás datos necesarios para garantizar trazabilidad, seguridad y control operativo.

11. Protección de Datos Personales.

El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales de COMFANDI y la normatividad vigente, la cual puedes encontrar en el sitio web institucional de COMFANDI. La empresa declara que cuenta con las autorizaciones necesarias para suministrar datos personales de sus representantes, empleados, contactos, usuarios gestores o terceros relacionados, cuando ello sea requerido para el uso del canal.

El usuario autoriza expresamente el uso de su información para las finalidades propias del funcionamiento, administración, seguridad, soporte, mejora, comunicación y gestión de los servicios asociados a la Sucursal Empresas, en los términos permitidos por la ley y por la Política de Tratamiento de Datos Personales de COMFANDI, incluyendo la prestación de los servicios, el análisis de experiencia y el envío de comunicaciones relacionadas con el canal.

12. Disponibilidad del Servicio.

COMFANDI no garantiza la disponibilidad continua e ininterrumpida de la Sucursal Empresas. El servicio podrá ser suspendido temporalmente por razones técnicas, operativas, de seguridad, contingencias, caso fortuito, fuerza mayor, fallas de conectividad, eventos atribuibles a terceros proveedores tecnológicos, mantenimientos programados, actualizaciones tecnológicas, actualizaciones normativas u otras circunstancias que hagan necesaria la suspensión o restricción temporal del servicio, o que excedan el control razonable de COMFANDI.

COMFANDI procurará restablecer el servicio en el menor tiempo razonablemente posible, sin que la suspensión temporal genere derecho automático a indemnización, compensación o reconocimiento económico a favor del usuario o de la empresa.

13. Limitación de Responsabilidad.

COMFANDI no será responsable por hechos, daños, perjuicios, reclamaciones, trámites fallidos, pérdidas de información, afectaciones operativas o consecuencias derivadas de causas no imputables directamente a COMFANDI, incluyendo las siguientes situaciones:

• Daños derivados del uso indebido de la Sucursal Empresas.

• Errores imputables al suministro incorrecto de información por parte del usuario.

• Indisponibilidades temporales del canal.

• Fallas de conectividad, equipos, navegadores, sistemas, plataformas, proveedores externos o condiciones tecnológicas ajenas al control de COMFANDI.

• Actuaciones realizadas por usuarios autorizados o no autorizados mediante credenciales válidas de la empresa.

En todo caso, la responsabilidad de COMFANDI se limitará a los eventos en que exista una falla comprobada e imputable directamente a la entidad, dentro del marco legal aplicable.

14. Modificaciones a los Términos y Condiciones.

COMFANDI se reserva el derecho de modificar los presentes Términos y Condiciones en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigencia a partir de su publicación en la Sucursal Empresas. Dichas modificaciones podrán obedecer a cambios normativos, tecnológicos, operativos, comerciales, de seguridad, de servicio o a ajustes institucionales necesarios para el adecuado funcionamiento del canal.

El uso posterior del canal implica la aceptación de las condiciones actualizadas. Será responsabilidad de la empresa y de sus usuarios autorizados consultar periódicamente los Términos y Condiciones vigentes antes de utilizar la Sucursal Empresas.

15. Aceptación.

El acceso y uso de la Sucursal Empresas implica que el usuario declara haber leído, entendido y aceptado los presentes Términos y Condiciones. La aceptación se entiende otorgada por la empresa titular de la cuenta y por los usuarios que esta habilite o autorice, quienes se obligan a cumplir estas condiciones, las políticas institucionales aplicables y las instrucciones operativas comunicadas por COMFANDI.

16. Deber de uso adecuado, colaboración e indemnidad.

La empresa y sus usuarios autorizados se obligan a utilizar la Sucursal Empresas de manera diligente, legítima, segura y conforme a la finalidad para la cual fue habilitada, absteniéndose de ejecutar conductas que puedan afectar la operación del canal, comprometer la seguridad de la información, vulnerar derechos de terceros, alterar la integridad de los sistemas, eludir controles, realizar actuaciones fraudulentas o utilizar el canal para fines distintos a los permitidos por COMFANDI.

La empresa deberá colaborar oportunamente con COMFANDI en la validación de información, atención de requerimientos, gestión de incidentes, verificación de actuaciones, prevención de fraudes, aclaración de operaciones y adopción de medidas correctivas o preventivas que resulten necesarias para proteger la seguridad, continuidad, legalidad y trazabilidad del canal.

La empresa mantendrá indemne a COMFANDI frente a reclamaciones, investigaciones, sanciones, pérdidas, daños, perjuicios, costos, gastos o afectaciones que se deriven del uso indebido del canal, del suministro de información falsa, incompleta, inexacta o desactualizada, de la falta de autorización para actuar o suministrar datos, del incumplimiento de estos Términos y Condiciones, o de actuaciones realizadas por sus representantes, empleados, usuarios autorizados, terceros habilitados o cualquier persona que utilice sus credenciales.

COMFANDI podrá adoptar las medidas razonables que considere necesarias para prevenir, contener o mitigar riesgos asociados al uso del canal, incluyendo la suspensión, restricción, bloqueo o cancelación temporal o definitiva del acceso, la solicitud de soportes adicionales, la validación de identidad, la revisión de operaciones, la conservación de registros y la puesta en conocimiento de las autoridades competentes cuando ello resulte procedente conforme a la ley.

17. Propiedad intelectual y uso autorizado del canal.

Los contenidos, signos distintivos, marcas, nombres comerciales, diseños, interfaces, textos, imágenes, desarrollos, funcionalidades, bases de datos, estructuras de navegación, documentos, formatos, campañas, piezas gráficas, información institucional y demás elementos disponibles en la Sucursal Empresas son de titularidad de COMFANDI o han sido autorizados para su uso, y se encuentran protegidos por las normas aplicables en materia de propiedad intelectual, derechos de autor, propiedad industrial y demás disposiciones concordantes.

El acceso a la Sucursal Empresas no otorga a la empresa ni a sus usuarios autorización, licencia, cesión o derecho alguno para copiar, reproducir, modificar, distribuir, comercializar, transformar, extraer, reutilizar, descompilar, alterar, explotar o usar los contenidos, funcionalidades o elementos del canal para fines distintos a los expresamente permitidos por COMFANDI.

Cualquier uso no autorizado de los contenidos, signos distintivos, funcionalidades, información o elementos del canal podrá dar lugar a la suspensión, restricción o cancelación del acceso, sin perjuicio del ejercicio de las acciones administrativas, civiles, comerciales, penales o de cualquier otra naturaleza que resulten procedentes para la protección de los derechos e intereses de COMFANDI.