Política de privacidad Comfandi

Somos Comfandi, tu Mano Amiga. Vivimos apasionados por la armonía de nuestras familias y la sostenibilidad de nuestras empresas. El respaldo y la confianza de las empresas, nuestros valores corporativos y la pertinencia de nuestros servicios con los que cumplimos las expectativas de nuestros grupos de interés, nos ubica como una de las empresas con mayor reputación en el país. A través de nuestros servicios generamos valor y ampliamos el acceso a oportunidades a nuestros afiliados y sus familias para su crecimiento y contribuimos al desarrollo de nuestra región y a la construcción de un mejor país. 

Para el desarrollo de nuestro objeto corporativo, debemos capturar y llevar a cabo diferentes tratamientos sobre los datos personales que reposan en nuestras  bases de datos y archivos, por esta razón nos comprometemos a: i) cumplir en todo momento la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales, en adelante LDPD y sus decretos reglamentarios; ii) garantizar el ejercicio de los derechos de habeas data de todos los titulares de datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos; iii) desarrollar controles y medidas técnicas, legales y organizacionales, tendientes a establecer condiciones de seguridad, con el fin de evitar el acceso, pérdida, adulteración y uso fraudulento sobre los datos que Comfandi ostente la calidad de Responsable del Tratamiento.

El presente documento le explica el enfoque de Comfandi al tratar información de carácter personal (cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables) de las personas con las que interactuamos a través de nuestros canales (virtuales o presenciales), el tipo de datos que trataremos y las condiciones en que se custodiarán los datos personales que nos haya proporcionado. Comfandi se encuentra comprometida con el cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia en materia de protección de datos personales, garantizando el ejercicio de sus derechos de habeas data.

En Comfandi la privacidad y protección de los datos es muy importante, por lo tanto, aplicamos altos estándares y principios que rigen el tratamiento de la información personal a todos nuestros colaboradores, proveedores, asesores, contratistas y consultores que trabajan y prestan servicios para nuestra organización. Cumplimos con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y apoyamos cualquier actividad que tenga como objetivo verificar nuestro cumplimiento en forma de investigaciones y auditorías internas y externas. Nos comprometemos a garantizar la seguridad en el procesamiento de sus datos, por lo que, nos obligamos a informar las violaciones a nuestros códigos de seguridad en el término legal aplicable y a adoptar siempre un enfoque orientado a los resultados para resolver, de manera eficiente y efectiva, cualquier problema que resulte de una violación de datos no intencionada o imprevista.

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma clara y sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, Comfandi ayuda a identificar términos de uso frecuente en este documento, que se definen a continuación:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 
• Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información.
• Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, ya sea del sector público o privado. El responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
• Dato personal: Se refiere a cualquier información asociada a una persona natural (identificada o identificable), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y sus ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.).
• Dato público: Es el dato calificado como tal por la Constitución o la ley y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley colombiana. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, gacetas y boletines judiciales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. 
• Datos sensibles: Para los propósitos de la presente política, se entiende por dato sensible todo aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Es quien gestiona los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base en las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento.
• Habeas data: Es el derecho que tiene todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. 
• Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero.
• Reclamo: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente política, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento. 
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal.
• Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de un tercero.
• Finalidad legítima: Serán las finalidades para las que Comfandi tratará sus datos personales, así como la base jurídica que legitima a Comfandi para el tratamiento de los datos personales suministrados en cada una de las finalidades indicadas en este documento.
   

Comfandi se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, seguridad, confidencialidad, calidad y disponibilidad de sus datos personales; durante el tiempo que los trate, garantizará la aplicación de los principios generales establecidos en la LDPD:

• Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y debe obedecer a una finalidad legítima, por lo cual, Comfandi cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en las demás disposiciones que la desarrollen. 
• Principio de finalidad: Comfandi aplicará tratamiento a sus datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima, la cual será previamente informada al titular.
• Principio de libertad: Comfandi solo tratará sus datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. El titular podrá, en cualquier caso, negarse al tratamiento de sus datos sensibles. 
• Principio de veracidad o calidad: Los datos personales que trate Comfandi, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. 
• Principio de transparencia: Comfandi, le garantiza que en cualquier momento y sin restricciones, podrá obtener información acerca de la existencia de los datos que a usted le conciernen. 
• Principio de acceso y circulación restringida: Comfandi se compromete a que el tratamiento de sus datos personales se realizará por entidades que haya autorizado y/o por las personas previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Los datos personales no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados. 
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de Comfandi se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Comfandi se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de sus datos personales que no sean públicos, estén obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas. 
• Principio de responsabilidad demostrada (Accountability): Se basa en el enfoque del reconocimiento y del compromiso de las organizaciones para incrementar los estándares de protección para procurar y garantizar a las personas un tratamiento adecuado de sus datos personales. Este principio implica para Comfandi una obligación de rendir cuentas sobre sus actividades en materia de protección de datos personales, aceptar responsabilidad sobre ellas y divulgar los resultados de manera transparente

Comfandi informa que en el evento de introducir cambios en la presente política, estos se publicarán en www.comfandi.com.co/legal con el fin de mantenerlo(a) informado(a) y actualizado(a) sobre las condiciones de uso de sus datos. Si no está de acuerdo con los cambios que se realicen, le solicitamos ejercer su derecho de habeas data a través de los canales establecidos en el numeral 20 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” del presente documento.

Comfandi informa que mediante su consentimiento, libre, previo, expreso e informado, nos legitima para que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, transferidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en el numeral 11 denominado “FINALIDADES Y FORMAS DE TRATAMIENTO APLICADOS A SUS DATOS PERSONALES” del documento. En cualquier momento podrá revocar su consentimiento siempre que sea legal y contractualmente permitido; para esto tenga presente el procedimiento mencionado en el numeral 20 “EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR” del presente documento y adjunte una copia de su documento de identificación (cédula) con el fin de acreditar su identidad.

Comfandi solo podrá capturar, almacenar, usar y, en general, tratar sus datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento. Lo anterior, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, legales e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, Comfandi procederá a la supresión de sus datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos. No obstante, los datos personales deberán ser conservados, cuando así se requiera, para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

Comfandi conoce que sus datos personales son de su propiedad, por lo cual haremos uso de los mismos únicamente para desarrollar las finalidades para las que nos encontramos debidamente facultados y autorizados previamente por usted o por la Ley. Comfandi como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la LDPD, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, autoridad de la protección de datos, cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

Comfandi le informa que la captura de datos personales se llevará a cabo de las siguientes formas: 

• De manera personal: Cuando acuda a cualquiera de nuestras sedes administrativas, unidades de servicio, Centros Integrados de Servicio (CIS), centros culturales, centros de educación, Institutos de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano, centros de atención a la familia, IPS, clínicas, supermercados, droguerías, centros recreativos y vacacionales, centros de empleo y agencias de gestión y colocación de empleo, puntos de venta de canal individual o cualquier otro donde Comfandi tenga presencia.
• De manera directa: Cuando nos autoriza a tratar sus datos mediante los formatos físicos y/o electrónicos, por vía telefónica, redes sociales, servicios de mensajería instantánea, o cualquier medio conocido o por conocerse que Comfandi haya puesto a disposición para tal fin.
• Indirecta: De cualquier fuente pública de información que sea permitida por la Ley. 

Los datos personales captados o que captará Comfandi pueden incluir sin limitarse a:

Datos personales que podríamos tratar en cumplimiento de nuestras obligaciones legales, contractuales o por legítimo interés.

• Datos de identificación: Nombre, apellido, domicilio, teléfono, correo electrónico, firma, CC, CE, PEP, RUT, fecha de nacimiento, edad, nacionalidad, estado civil, sexo, imagen, dirección de IP.
• Datos laborales: Cargo, empleador, domicilio, correo electrónico corporativo, teléfono del trabajo, salario, sanciones, licencias, información para el Sistema de Seguridad Social, aportes, historial en la compañía, y en general cualquier información que repose en la historia laboral entre otros.
• Datos patrimoniales: Información tributaria, historial crediticio, cuentas bancarias, ingresos y egresos, información de consumos, situación de solvencia, entre otros.
• Datos académicos: HV, trayectoria académica, títulos, certificados, condición de estudiante, calificaciones, entre otros.

Datos de tipo sensible que serán tratados siempre y cuando nos encontremos autorizados por la ley o contemos con la autorización, previa, explicita e informada del titular.

• Datos ideológicos: Creencias religiosas, afiliación política, sindical, pertenencia a organizaciones de la sociedad civil, asociaciones religiosas, entre otros.
• Datos de salud: Estado de salud física y mental, historial clínico, enfermedades, información relacionada con cuestiones de carácter psicológico, psiquiátrico, incapacidades, entre otros.
• Características personales y físicas: Tipo de sangre, huella digital, altura, peso, discapacidades, color de piel, iris, señales particulares, entre otros.
• Vida y hábitos sexuales: Origen étnico y racial, orientación sexual, análisis de perfiles, entre otros.