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Preguntas frecuentes sobre aportes

A continuación encontrarás una lista de posibles errores o preguntas comunes sobre los aportes.

Error al digitar el Código de la Caja de Compensación

Las empresas deben validar con su respectivo operador de Información, el código de la Caja de Compensación en la cual se encuentra afiliado su trabajador, de manera que la aplicación del pago de aportes se realice correctamente. El código de la Caja de Compensación Comfandi es CCF-57.

En caso que los pagos se realicen a un código diferente en la PILA y el trabajador se encuentre afiliado a Comfandi, el trabajador y la empresa registrarán mora por pago de aportes y suspensión en los servicios de la Caja. Con el fin de solucionar el inconveniente, la empresa deberá solicitar a la Caja de Compensación a la cual realizó el pago de aportes de manera equivocada la devolución de aportes a Comfandi.

Errores comunes en el diligenciamiento de la planilla

  • Error en el registro del periodo de cotización que no corresponde en la planilla (por ejemplo: marcar de nuevo el mismo periodo de cotización que ya ha pagado en otra planilla por  los mismos trabajadores).
  • Error en el registro del tipo de identificación y/o número de identificación de trabajador.
  • Error en el registro del tipo de identificación y/o número de identificación de empleador o empresa.

Para corregir las anteriores situaciones, tenga en cuenta que:

  • Debe dirigir una carta a Comfandi, firmada por el representante legal, indicando el periodo al que se debe aplicar el pago y adjuntar copias de las planillas dobles.
  • En caso de presentar error en tipo o número de identificación, indicar el correcto.

Devolución de aportes

Se realiza devolución de aportes a las empresas en los siguientes casos:

Cuando la empresa retira al trabajador y al mes siguiente paga nuevamente por él.

En estos casos la empresa deberá enviar físicamente los siguientes requisitos para iniciar el proceso de devolución:

  • Una carta firmada por el representante legal indicando el No. de planilla, nombre de trabajador, N° cédula, periodo, valor a devolver, y adjuntando los siguientes documentos: Formulario acreedor, Rut, Cámara de comercio, Certificación Bancaria, Fotocopia de la cédula del representante legal, copia de las planillas a devolver, carta donde indique que el trabajador se retiró firmada por el representante legal o contador público, copia de la liquidación.

Cuando la empresa aplica erradamente la fórmula del IBC y aporta un mayor valor (ejemplo: el trabajador laboró 15 días y por error aportó 30 días).

En estos casos la empresa deberá enviar una carta firmada por el representante legal indicando:

  • Número de planilla, nombre de trabajador, Número de cédula, el periodo, valor a devolver.
  • Adjuntar los siguientes documentos: formulario acreedor, RUT, cámara de comercio, certificación bancaria, copia cédula representante legal, copia de las planillas a devolver, listado de los trabajadores que presentan inconsistencia; este documento se debe enviar en Excel y debe contener la siguiente información: nombre completo del trabajador, número de Identificación, IBC real, aporte real, IBC errado, diferencia de estos valores.
  • Listado detallado de nómina a nivel 8 de los trabajadores que presentan inconsistencia en los pagos; este listado debe ser generado del aplicativo contable que maneja la empresa.

Aportes con periodos doble de todo el personal de la empresa.

En estos casos la empresa deberá enviar una carta firmada por el representante legal indicando:

  • Número de planilla, nombre del trabajador, Número de cédula, el periodo y valor a devolver.
  • Anexar los siguientes documentos: formulario acreedor, RUT, cámara de comercio, certificación Bancaria, copia cédula representante legal, copia de las planillas a devolver.

Cuando la empresa se encuentra acogida a la Ley 1429

En este caso puede solicitar la devolución de los aportes según el periodo de vigencia en que se encuentre, para lo cual debe:

  • Remitir una carta firmada por el representante legal indicando el número de planilla, nombre del trabajador, Número de cédula,  el periodo y valor a devolver, así mismo debe indicar que se encuentra  acogido a la Ley 1429.
  • Adjuntar los siguientes documentos: Formulario acreedor, RUT, cámara de comercio actualizada no mayor a 6 meses, certificación bancaria, copia cédula representante legal.

Devolución de aportes a otra Caja de Compensación

El proceso se realiza internamente entre las Cajas de Compensación. Es necesario que la empresa envíe una carta firmada por el representante legal dirigida a Comfandi con el fin de solicitar la devolución de aportes a la caja de compensación en la que sus trabajadores se encuentren afiliados, así mismo, debe adjuntar las planillas y los certificados de afiliación según el caso:

  • En caso que el traslado sea por trabajadores específicos: debe anexar certificación de afiliación expedida por la Caja de Compensación Familiar a la cual se encuentran afiliados los trabajadores por los cuales está solicitando el traslado de aportes, donde se registre la fecha y el estado actual de los mismos.
  • En caso que el traslado sea por el total de trabajadores de la empresa: Certificación de afiliación expedida por la Caja de Compensación Familiar en la cual se encuentra afiliada la empresa.

Se debe tener en cuenta que los certificados deben ser legibles. Una vez tenga todos estos documentos los hace llegar a la dirección carrera 23 No. 26B-46 Edificio Comfandi El Prado.

Fechas para cancelación de aportes a la Caja.

Las empresas están obligadas a cancelar los aportes dentro del plazo señalado en el Decreto 1990 del 2016 del Ministerio de la Protección Social. Para el caso de la cuota monetaria, en caso de no realizar los pagos en las fechas establecidas no se realizará el giro de las cuotas monetarias a los trabajadores en ese mes, el sistema acumulará dichas cuotas, las cuales serán pagadas a los trabajadores con la emisión siguiente pago de los aportes.

Eliminación del estado de mora en el pago de aportes

En caso que la empresa olvide reportar alguna novedad en la PILA, debe enviar una carta firmada por el representante legal o contador público, informando la novedad que debió reportar y el soporte de la misma según sea el caso(incapacidad, vacaciones, licencias o retiros)

Si la empresa realizó el pago de aportes antes del último día del mes, por favor enviar escaneada la planilla al correo carteraaportes@comfandi.com.co.

Si su empresa ya no tiene nómina y/o reporto novedad de retiro en la planilla

Por favor enviar al correo carteraaportes@comfandi.com.co, la siguiente documentación:

  • Planilla escaneada en la cual marco el retiro de los trabajadores.
  • Carta firmada por el representante legal o contador público (adjuntar tarjeta profesional), en la cual indique que carece de nómina durante los periodos vencidos y solicitando la desafiliación como empleador.

Cualquier aclaración adicional con gusto será atendida en el teléfono: 3340000 Ext. 8107

Solicitud de certificado de aportes

Si la empresa requiere certificado de aportes pagados a la Caja de Compensación Familiar, puede solicitarlo a través de una carta firmada por el representante legal. Este certificado no es válido como paz y salvo para efectos de afiliación a otra caja de compensación.