12 consejos para optimizar tu tiempo en el trabajo

Hay momentos en los que sientes que la jornada laboral no te alcanza para realizar tu lista de tareas, así que te has acostumbrado a asignar algunas horas extra de tu tiempo personal para poder cumplir con todo.

Esto puede traer consecuencias a largo plazo para tu salud física y mental, por eso es importante que identifiques lo que está pasando y encuentres la solución lo antes posible.

Hay dos puntos importantes que debes analizar para entender lo que ocurre y tomar acción: 

1. Es posible que tengas sobrecarga de funciones, por lo cual, es conveniente que se lo hagas saber a tu líder de equipo, para que juntos encuentren la forma de mejorar los procesos. 

2. No estás haciendo una adecuada gestión de tu tiempo; si este es tu caso, a continuación te damos 12 consejos que te ayudarán a organizarte, para ser más productivo y tener un control más eficiente de tus actividades:

1. Crea tu lista de tareas a diario:

Así podrás tener un panorama más claro y rápido de lo que tienes que hacer cada día y evitas que se te olvide algo, además podrás identificar más fácil las prioridades. 

2. Planifica con antelación:

No basta solo con crear tu lista de tareas, también debes planificar cómo las llevarás a cabo, cuánto tiempo te gastarás en cada una, cómo las vas a realizar, qué herramientas necesitas, etc. 

3. Establece prioridades:

Para esto, debes tomar la lista de tareas que ya creaste y organizarla por niveles de importancia:

-Nivel 1 tareas muy urgentes.
-Nivel 2: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.
-Nivel 3: tareas que pueden esperar.
-Nivel 4: tareas que puedes delegar.
-Nivel 5: tareas que puedes eliminar. 

4. Automatizar procesos:

Esto te ayudará a reducir el tiempo que gastas en el desarrollo de tus tareas, para esto, busca herramientas con las cuales puedas optimizar los procesos. 

5. Elimina las distracciones:

Identifica aquellas cosas que te quitan tiempo y trata de reducir las horas que inviertes en ellas, especialmente si no están relacionadas con tu trabajo. 

6. Sé realista con los plazos:

Asigna un tiempo adecuado, realista y flexible para cada uno de tus proyectos, incluyendo posibles imprevistos, para que puedas tomar acción y evitar complicaciones

7. Sigue la regla del 80/20:

Esta regla del 80/20 indica  que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por tanto, evita invertir tu tiempo en tareas poco importantes que no te proporcionen buenos resultados.

8.  Deja a un lado el perfeccionismo: 

Muchas veces la perfección lleva a la ineficiencia, está bien que quieras realizar correctamente las tareas, pero lo más recomendable es ser práctico y no perder tiempo en detalles innecesarios que afecten la productividad. 

9.  Cambia de tarea:

Hay tareas que se nos facilitan más, otras que requieren más concentración y otras tediosas que no nos agradan, por eso, es buena idea cambiar las actividades en función del momento del día, no somos igual de productivos a todas horas.

10. Ordena tu espacio físico y digital: 

Ser más ordenado te ayudará a encontrar fácilmente lo que buscas, trata de eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de realizar tus labores.

11. Abandona el modo multi-tarea:

Hacer muchas cosas a la vez no es sinónimo de ser productivo, al contrario, tu mente funciona mejor cuando te concentras en una tarea a la vez. 

Por otro lado, a veces resulta difícil comenzar un proyecto y abordarlo de manera efectiva, en tal caso, es recomendable dividirlo en pequeñas tareas, fáciles de procesar y si es posible, distribuirlas en tu grupo de trabajo. 

12. Aprende a delegar:

Si eres de los que necesita tener el control de todo, este consejo probablemente te genere algo de ansiedad. Pero lo cierto es que, por más buenos que seamos, no podemos hacerlo todo. A veces asumimos más trabajo del que podemos realizar.
Aprende a trabajar en equipo, hay gente competente en la que te puedes apoyar para que se encarguen de algunas responsabilidades.
Esto te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés. 
Recuerda que delegar, no es sinónimo de debilidad, sino de inteligencia. 

Fuente: https://www.up-spain.com/blog/gestion-del-tiempo-en-el-trabajo/